Организационная структура

В чем сложность построения организационной структуры?

Организация, как вид деятельности, состоит в распределении задач, функций, полномочий, ответственности, ресурсов и правил взаимодействия между структурными единицами — сотрудниками или подразделениями. То есть фактически, когда мы организуем какую либо деятельность, мы создаем структуру, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения определенных целей. И выбор такой структуры непосредственно влияет на эффективность выполняемой деятельности.

Создание организационной структуры — это намного более сложная задача, чем может показаться на первый взляд. Обычно при выборе организационной структуры руководство компании должно принять пять основных сложных решений, которые в значительной мере влияют на эффективность компании. Эти решения относятся к выбору определяющих параметров организационной структуры:

1. Разделение труда
2. Выбор способа деления на подразделения (выбор типа структуры)
3. Норма управляемости (количество подчиненных на менеджера),
4. Глубина делегирования полномочий (степень децентрализации),
5. Координационный механизм.

Сложность принятия этих 5 решений состоит в том, что необходимо найти наиболее оптимальное значение параметров. Каждый параметр имеет предельные проивоположные друг другу значения. Например, полная централизация власти представляет собой авторитарное управление, а полная децентрализация власти представляет собой либеральное управление, граничащее с «анархией». Понятно, что крайние значения не приемлемы при средних условиях. Таким образом, при выборе значения этого параметра необходимо найти оптимальной значение, которое обеспечит наибольшую эффективность конкретной компании и в конкретных условиях. То есть не существует идеальной для всех универсальной организационной структуры. Более того, в меняющейся обстановке грамотный руководитель по необходимости может изменять этот параметр (другие изменять сложнее). Например, в критических ситуациях предпочтительней авторитарное управление, потому что кто-то должен взять на себя ответственность и принимать оперативные решения.

Разделение труда сыграло огромную позитивную роль в развитии человечества. Оно привело к увеличению производительности и научно-техническому прогрессу. Для компании разделение труда означает повышение уровня специализации и, как следствие, повышение профессионализма. Но в то же время излишнее разделение труда приводит к индивидуализации работников и ограничению социальных связей, усложнению координации работы отдельных структурных единиц, потере творческой составляющей (монотонная однородная работа!) и, как следствие, к потере мотивации.

Существует всего несколько основных типов организационных структур: функциональная, дивизиональная, комбинированная и матричная. И выбор из этого ограниченного набора не так прост. Функциональная структура дешевле и более подконтрольна, в то время, как дивизиональная структура более гибкая, адаптивная, но при этом менее подконтрольная и более затратная.

Норма управляемости представляет собой количество подчиненных на одного начальника. Высокая норма управляемости хороша тем, что обеспечивает меньшие затраты на оплату дорогого управленческого персонала, а снижение этого параметра повышает эффективность управления. Выбор оптимального значения зависит от характера работ, выполняемых подчиненными (сложный или простой, у всех одинаковый или отличающийся, творческий или монотонный, в едином пространстве или с большим географическим разбросом).

Децентрализация власти уменьшает количество уровней в иерархии, дает больше полномочий менеджерам всех уровней, повышает гибкость и адаптивность, равномерно распределяет ответственность между работниками. В то же время децентрализация повышает издержки на координацию, увеличивает вероятность ошибок (соответственно убытков), а равномерное распределение ответственности между людьми может привести вообще к состоянию "безответственности" на некоторых участках производства.

Таким образом, задача по построению организационной структуры имеет много переменных, что усложняет поиск оптимального решения.

В чем состоит задача по оптимизации организационно-функциональной структуры?

Организационная структура включает в себя и распределение основных функций предприятия, функций менеджмента, фаз управленческого процесса, зон ответственности по организационным звеньям, иерархической лестнице управления, и механизмы централизации/децентрализации, делегирования полномочий. Совершенствование организационной структуры предприятия — важнейшая часть организационного развития, процесса изменений, совершенствования системы управления предприятием.

Необходимость в оптимизации организационной структуры возникает достаточно частою. Вот наиболее распространенные ситуации, когда организационная структура требует измнений:

• Быстрый рост;
• Изменение рыночных условий деятельности, вызовы внешней среды;
• Новые стратегические направления;
• Необходимость снижения издержек;
• Смена собственников;
• Слияния, поглощения, разделение;
• Несколько причин одновременно;
• Отставание организационной структуры от фазы развития предприятия, кризис менеджмента.

Последняя ситуация может быть идентифицирована по симптомам, которые легко опознать без помощи консультанта. Вам знакомы такие нижеследующие ситуации?

• Вас раздирают на части подчиненные и вы не успеваете решить в срок все необходимые вопросы;
• В подразделениях не понимают свои задачи и зоны ответственности, у сотрудников нет четкого понимания того, кто и за что несет ответственность;
• Линейный руководитель стремится создать из своего подразделения «черный ящик» через внедрение плохо согласованной и непрозрачной для вас системы управления подразделением;
• Слабая координация между подразделениями и отдельными сотрудниками приводит к появлению зон «безответственности» или дублированию;
• Слабая координация и отсутствие целостности в построении бизнес процессов приводит к тому, что конфликтующие задачи различных подразделений становятся источником конфликтных ситуаций.
• Функциональные процессы построены таким образом, что невозможно предупреждать отрицательные результаты и совершенствовать деятельность;

Что дает оптимизация организационной структуры?

Оптимизация организационной структуры обеспечит вас целостной, согласованной и прозрачной системой управления предприятием, позволит распределить между подразделениями и их руководителями задачи, полномочия и зоны ответственности:

• Структура компании станет устойчивой к внутренним изменениям в компании и влиянию факторов внешнего окружения;
• Загрузка руководителей компании управленческими связями станет оптимальной и, как следствие, повысится качество управления всеми элементами компании. У топ-менеджмента компании появится возможность сконцентрироваться на решении задач, связанных с развитием компании в будущем, решении вопросов стратегического, а не тактического характера;
• У сотрудников компании появится однозначное понимание своих задач, зон ответственности и своих полномочий;
• Повысится скорость и эффективность адаптации новых сотрудников.

Закрепить изменения поможет комплект документов внутрифирменного управления:

• Положение о структуре управления
• Положения о подразделениях
• Должностные инструкции
• Инструкции по выполнению бизнес-процессов

Существуют определенные проблемы, возникающие в процессе оптимизации структуры, и о которых необходимо знать заранее:

• Изменение зон ответственности и полномочий обычно вызывает сопротивление сотрудников на различных уровнях управления. В связи с этим возникает необходимость проведения целенаправленной работы по формированию инновационной готовности и повышению управленческой квалификации менеджеров.
• Не рекомендуется проводить оптимизацию организационной структуры в случае, если в компании преобладает проектный стиль работы, то есть цикличные процессы производства и реализации продуктов/услуг. В данном случае необходимо проведение мероприятий по подготовке и реализации бизнес-проектов.

Возможное содержание работ по совершенствованию организационной структуры

• Экспресс-анализ потребностей в консультировании.
• Диагностика действующих структур организации (организационной, функциональной, информационной, кадровой).
• Формирование стратегии развития.
• Реорганизация бизнес-процессов (направлений деятельности).
• Реорганизация ключевых функций управления.
• Реорганизация структуры управления компанией.
• Обучение персонала.
• Внедрение изменений.

Обучение

В зависимости от конкретной ситуации наши консультанты могут порекомендовать краткосрочное, но принципиально важное обучение для ключевых фигур компании по:

• формированию целей развития организации,
• определению зон ответственности каждого работника.

После проведения такого обучения наши специалисты в ходе рабочих индивидуальных и групповых встреч направляют, контролируют и курируют процесс разработки целей развития организации и стратегии их достижения.

Проекты NOVA: